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如何与远程员工进行有效的会议?

2022.04.02 17:57 尹路

“你能听到我吗?” “请把你的麦克风静音。” “请取消静音并讲话。” “我觉得你的视频有问题。”自从我们开始远程工作以来,这些句子已经成为我们日常词汇的一部分。国家经济研究局发现,在 COVID-19 大流行袭击我们之后,人均会议次数增加了 12.9%。这导致员工每天额外工作一小时,这干扰了工作与生活的平衡,在某些情况下,导致生产力水平降低和员工倦怠。调查还得出结论,75% 的领导者表示他们看到员工因倦怠而犯错。

虽然会议不是这里的全部方程式,但它们肯定是一个因素。这里有 10 个会议礼仪提示,您应该遵循这些提示来激发您的员工队伍并提高整个组织的生产力水平。

1.全神贯注于你的同事

每个人在会议中都应该做的最基本的事情之一就是展示倾听的艺术。别人说话不听,已经是普遍现象。在混合工作环境中,会议通常使用视频会议工具进行,集中注意力可能要困难得多。我们等待轮到我们取消静音并谈论与我们的工作相关的问题,当其他人开始展示他们的工作项目时,我们最终没有注意到。

“当人们说话时,请全神贯注。大多数人从不听。” -海明威

想象一个场景,您必须与一个人进行一对一的对话。如果你说话时他们甚至不注意你,你会有什么感觉?即使在视频通话中,也要确保进行适当的眼神交流,点头表示同意,如果你不同意已经提出的内容,请认真地表达出来。如果您可以知道另一个人何时在另一个选项卡中或在会议期间查看他们的手机,那么其他人也可以。

2.准时出现

您是否按时开始会议?还是您通常会等到人们加入后才开始?在面对面的会议场景中,会议开始后走进会议室会很尴尬。但是在在线会议中,当您等待人们进入并调整他们的麦克风或摄像头时,上午 11:30 的开始时间通常会变为上午 11:35。这增加了一种杂乱无章的感觉,鼓励那些按时完成任务的人在其他选项卡中完成任务,而人们则过滤到通话中。

像对待线下会议一样对待在线会议,无论是准时到达还是提前到达。如果您的队友经常迟到开会,您可以尝试以下三种技巧来鼓励及时出席:

让他们每个人扮演一个特定的角色;屏幕共享、记录时间、写下行动点、委派任务、调节或设置时间表都很有用。

以员工期待的切实激励措施奖励那些早到的人。

使您的会议尽可能有用和令人兴奋,以激发与会者的真正兴趣。

3. 制定计划

虚拟会议已经难以有效执行。不要因为没有计划或不清楚结果应该是什么而让自己变得更难。作为会议主持人,您还应该制定应急计划,以便即使出现问题(例如技术问题或关键演示者计划外缺席)也能有效地召开会议。

亚伯拉罕·林肯 (Abraham Lincoln) 的说法,“给我六个小时砍一棵树,我会用前四个小时磨斧头”,完美地适用于这种情况。如果会议安排为一个小时,主持人应该知道如何在 60 分钟或更短的时间内召开会议。通常,虚拟会议在没有计划的情况下持续进行,并且随着时间的推移,对时间的低效利用会侵蚀员工的心理健康。

4.避免多任务处理

当您是会议的被动参与者时,总是很想观看您最喜爱的 Netflix 节目或查看社交媒体,尤其是在会议规模很大且您不必发言的机会很大的情况下。其他时候,员工可能会觉得有必要在会议期间尝试做其他工作任务。随着人们开始注意到并不是每个人都专注于谈话,越来越多的人会变得不感兴趣。

微软最近的一项研究发现,与少于 20 分钟的会议相比,持续时间超过 80 分钟的视频会议中进行多任务处理的频率是其六倍。这将我们带到了下一点。

5. 保持简短和简单

十分钟的简短会议非常有效,尤其是在解决关键问题方面。进行这些会议的最佳方式是立即陈述问题,以便开始头脑风暴。您甚至可能希望事先在电子邮件或群组消息中向所有人简要介绍该问题,以便人们可以准备好他们的想法。然后你可以花十分钟讨论正确的解决方案并最终确定时间表。

组织心理学家史蒂文·罗格尔伯格在他的书《会议的惊人科学:如何带领团队达到最佳绩效》中写道,这些实践证明可以帮助员工提高会议质量。提高会议效率的方法之一是缩短会议时间。雅虎首席执行官玛丽莎·梅耶(Marissa Mayer)主持的会议时间不超过十分钟。会议时间越短,参加会议的与会者就越专注。

6. 尽量减少干扰

在虚拟会议中,视频成为强制性流程,应注意尽量减少与会者的分心。例如,Cliq 推出了一组背景过滤器,可用于避免在会议期间分心。背景噪音是电话会议中的常见问题。除了只是通知每个人静音之外,还鼓励员工告诉与他们住在一起的任何人他们何时参加会议,以帮助确保一个没有分心的环境。良好的宽带连接也将帮助您和其他与会者无压力地完成任务。

偶尔请与会者将一张纸和一支笔带到会议室。要求他们在会议期间不要使用任何其他电子产品。专注的会议可以避免各种技术干扰,将成为每个人公开讨论和表达观点的绝佳平台。

7. 记录会议记录

每次会议都应该以某种方式记录下来,不仅可以让您回顾,还可以找到需要改进的地方。会议记录应包含讨论的关键主题、行动点和任何时间表,以及负责完成会议中概述的任务的利益相关者。记录这些会议记录的人应该是优秀的倾听者,根据经验,会议记录应在会议结束后 30 分钟内与所有与会者分享。使用会议记录模板可以简化此过程,还可以轻松地将职责转交给其他人,而无需在会议之间更改记录格式。

8. 主持你的会议

会议主持人有责任确保会议富有成果,成功的会议是有效主持的会议。主持人应明确议程并在会议开始前将其传达给与会者。在在线会议场景中,主持人应该准备好需要屏幕共享的文档和演示文稿。如果是 30 分钟的会议,请在会议结束前 5 分钟提醒您,以便您能按时结束。同等重视每一位参会者,劝阻喜欢抢风头的炫耀者。最重要的是,停止任何可能破坏会议的争端。如果两个成员开始吵架,请立即将其切断并通知他们将其下线。

9. 不要邀请所有人

员工每天将大约 35% 的时间花在会议上。平均而言,大多数团队每周花两天时间参加会议和小组电话会议,但大部分时间对于大多数与会者来说并不是真正必要或富有成效的。经理和会议协调员必须通过只让那些对手头的任务或讨论有重要贡献的成员参与来召开简短、富有成效的会议。太多的会议会分散员工的工作注意力。确保员工不必将超过 10% 的每周工作时间花在会议上。如果您的员工平均每周工作 40 小时,那么该周在会议上花费的总时间不应超过 4 小时。

10.按时完成会议

您参加过多少次会议,主持人只是允许会议超出分配的时间?如果宣传为 30 分钟的会议持续时间超过 2 小时,您的员工就会感到压力山大。就像准时开始很重要一样,准时结束也同样重要。如果您遵循前面的九点,那么您就已经在进行更短的会议了。但是,如果您仍然发现自己随着时间的流逝,请尝试练习硬停。如果你养成了按时结束会议的习惯,即使没有讨论所有行动要点,随着人们适应约束并更快地传达他们的观点,会议的节奏自然会加快。

最后的想法

遵循本博客中提到的 10 个步骤肯定会让您的会议更有效率,但优化会议的最佳方法是询问您的员工他们的偏好是什么,并在设计会议时考虑到他们的参与度。协作工具将使您能够简化会议。如果您正在寻找一个可以帮助您发送消息、拨打电话和召开会议的内部通信平台,试试 Zoho Cliq
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