有效的项目管理是简单的，保持事物的简单性更易于理解。需要注意的是，不要把“简单”与“笼统”和“不明确”混淆。当涉及大量项目活动的因果关系或者多个可交付成果的相互依赖关系时，即使这些关系不能用简单的方式表达出来，也不能将其变得笼统和不明确。

想要管理好复杂的项目，使项目活动的因果关系和可交付成果的依赖关系变得简单，可以从下面的五大要点入手，有助于做好你的项目规划，最大程度提高项目管理效率。

1.确定相关利益者：与利益相关者会面，针对他们的需求和期望进行讨论，为项目范围、项目预算和项目时间轴建立基线。

2.定义目标、划分优先级：在了解利益相关者的需求之后，定义清晰的项目目标和确定目标的优先级。

3.定义里程碑和可交付成果：明确重要的里程碑、交付成果以及根据所定义的项目目标制定所需要的项目计划步骤。

4.创建工作分解结构和时间表：针对每个可交付成果，定义必须完成的一系列任务，从而完成每个可交付成果。并给每个活动确定活动时间、活动责任人以及活动需要的资源。

5.向利益相关者展示项目计划：向利益相关者解释你的项目计划如何满足他们的需求，同时展示冲突解决方案。

项目计划通过后，就进入项目执行阶段，这是项目生命周期中最漫长、最困难的阶段。在项目执行阶段，需要制定实际的项目可交付成果，提交给利益相关者（如客户）进行验收。

为了在项目执行阶段更好地监管和控制项目，一个好用的项目管理系统必不可少，比如Zoho Projects项目管理软件，它能够将复杂的项目管理过程简单化、规范化，帮助项目经理高效管理项目时间、成本、质量、变更、沟通、风险和问题。

关于提高项目管理效率，将会是一直被提及的话题，一定会涉及到数据、沟通、协作等各个方面。Zoho Projects也将不断精进自身，成为各个项目中的得力助手。点击下方按钮，立即免费试用！

但是，当即将发布项目的之前，客户请求的新功能不属于初始计划时，会发生什么？如果忽略维护项目范围的请求，则可能会使客户端不满意。但是，如果你接受并低估了请求的复杂性，则最终可能会错过最后期限并超出预算。在这样进退两难的情境下，你必须找到一个平衡点。

这样的情景就是最常见的“范围蠕变”。那么，如何才能更好的避免并处理“范围蠕变”呢？

为了在截止日期之前完成项目，项目经理以及项目成员一定要有明确的愿景。计划的越早，结果会越好。几乎每个项目都会被临时添加需求、要求作出更改，就算你乐于批准对项目完成至关重要的更改，但是如果不清楚项目的路线图，那么整个团队将会处于犹豫不决的状态。尽早计划并明确了解需求，将有助于你的团队取得长足的发展。

就好比家长如何教育孩子，是给他绝对的自由还是最大限度的管控，这两者都不会成为标准答案。同样，你必须在项目管理中找到适当的平衡点，即过于灵活还是根本不灵活。当项目必须按小时计费时，零变更的容忍度会成为一个大问题。尽管你可以不断增加工作时间来完成工作，但这并不能真正为项目增加价值。该项目的范围将被认为是理所当然的，但会浪费时间。取而代之的是，为整个项目留出一些变更空间。它不仅使项目可以进行较小的变更，而且还有助于在客户中建立良好的声誉。

总是期望客户能清晰的告诉你他们想要什么，可能是不现实的。项目经理如果不能正确传达他们的期望，则可能导致大量的返工和混乱。为了解决这个问题，在项目开始前，必须将可能出现的问题提前进行沟通，并与他们进行频繁的讨论，以讨论项目中的“必备”和“备选”。尽早让他们参与进来，并定期将他们的反馈意见传达给各个团队。这样，你可以避免最后一刻的忙碌，并创建一个更轻松的环境。

如果你是一个对所有事情都说“是”的项目经理，那么项目很容易发生范围变化。在项目进行期间对项目进行更改，作为管理员，更改项目的权限应该由项目经理来把控。你可以接受它们并将它们放入同一项目的范围内，也可以将它们转换为小型项目以供将来计费。决策在避免范围蔓延方面起着重要作用，你需要知道何时说“不”。

随着团队规模的扩大，团队成员之间的交流可能会受到影响。当出现问题时，许多人倾向于推卸责任，从而在团队中造成不必要的麻烦。为避免此问题，请随时注意优质的项目管理工具，这些工具可帮助你创建和跟进任务，发送提醒，与团队成员聊天并生成报告。通过强调协作的重要性，可以消除团队之间的沟通中断。

仔细的计划、明智的决策和清晰的沟通，都是可以让项目在可控范围内进行的法宝。优秀的项目管理工具也同样能让项目进行更加流畅。欢迎试用Zoho Projects项目管理工具。

当一个个项目组成了企业的活力源泉，那么项目管理就是帮助企业成功的关键。那么，如何才能成就一个优秀的项目呢？项目管理中又包含哪些要素呢？

就如同写一篇文章，一定要有整体大纲，之后才有文章的“血”和“肉”。项目管理中的整体包括了几个重要的过程：项目计划制定、项目计划执行、整体变更控制。

一款优秀的项目管理软件，会帮助管理者将复杂的项目分解为易于管理的小部分，清晰合理的安排项目计划，精准把控任务进度。毕竟好的开始，就是成功的一半，项目启动的前期进行大量的规划和布局，对项目整个生命周期是无害的。

制约一个项目的条件是项目“三约束条件”——范围、时间、成本。做项目当然不是“心有多大，舞台就有多大”，如果没有明确的范围界定，项目很可能会在不断涌出的需求中，成为一匹被稻草压垮的骆驼。范围的明确，就如同制定游戏规则，否则再好的项目最后也会成为一个烂摊子。

此外，对“范围”需要深入的了解。项目管理是否需要IT部门的介入？如何制定明确的商业目标？是否有较好的投资回报率？在项目执行中是否需要数据分析的支撑？也就是说，在项目范围的划定中，要考虑多方面因素，需要进行深入的探讨。

在一个项目生命周期中，引起冲突最多的，往往是进度问题。想要提高效率，除了从技能熟练上去着手，此外就是时间管理。在一个项目周期中，制定合理的时间规划方案，可以非常有效的把控项目进度。

由于项目中存在较多的不确定性事件导致线程混乱，时间管理工具介入就显得尤为重要。通常的时间管理工具可以借鉴甘特图，可以让项目可视化，还可以展现任务之间的从属关系。如果计划需要改变，可以增加任务并确定它们之间的从属关系。

成本，也是制约一个项目的条件之一。通常所说的成本，我们会想到收入、支出、如何控制成本？哪里花钱？谁来花钱？谁来控制花钱？当然，衡量一个项目是否成功，回报率是必不可少的一个考核标准。

除此之外，时间也是在项目成本中，非常重要的一环。对于经验充足且善于控制项目成本的项目经理来说，往往会将一个项目生命周期内的工时也核算成成本，以达到降低风险的目的。

质量通常指产品的质量，广义的还包括工作的质量。产品质量是指产品的使用价值及其属性；而工作质量则是产品质量的保证，它反映了与产品质量直接有关的工作对产品质量的保证程度。

分阶段对质量进行把控通常是一个正确的选择，管理者如何再每一个时间节点给出正确的决策，如何定义项目中的工作质量是否达标，是绝对不能离开数据而拍脑门儿决定的，数据分析工具必然是项目管理软件中不可或缺的。

项目人力资源管理就是有效地发挥每个参与项目人员作用的过程。人力资源管理包括项目干系人：资助者、客户、项目组成员、支持人员、项目的供应商等。

对于项目管理工具来讲，人力资源管理的重要意义在于，可以及时准确的将正确的人分配到正确的岗位做正确的事，从最大程度上保证项目实施的效率和准确性。

PMBOK（项目管理知识体系）中建议，项目经理要花75%以上的时间用在沟通上，可见沟通在项目中的重要性。这里的沟通并不是善于表达、能说会道，项目管理中的沟通，更多是对沟通的管理，是为了确保项目信息合理收集和传输，以及最终处理所需实施的一系列过程。包括为了确保项目信息及时适当的产生、收集、传播、保存和最终配置所必须的过程。

项目管理工具必须为人、想法和信息之间提供一个关键链接，比如提供即时通讯功能、互动论坛功能、知识库等。对于任何项目成功最大的威胁就是沟通问题，利用项目管理工具解决这个问题，为项目成功保驾护航。

总的来说，成功的项目管理软件应该基于PMBOK项目管理知识体系，以成本、进度、质量的管理为最终目标，全面管理成本、人力、时间、进度、沟通、风险等。当然，适合自己的才是最好的。

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项目管理过程中，可能会根据产品的变化，市场的变化等原因，需要对整个项目做出相应的改变，作为项目管理人，当项目中发生类似的情况时，如何有效的面对这些改变呢？

尽管不同项目的特定不一致，但针对项目管理中的变化问题，有几点建议可以带来帮助；

客户永远是第一位的

换位思考是必不可少的，无论是怎样意义的改变，都应该换位思考，站在客户的角度去思考问题，是否真正的可以解决客户的问题，给客户提供帮助。毕竟每一个产品的最终目标是给客户带来最好的用户体验。

项目的任何改变，只有在不和客户的使用体验有冲突，才是有意义的。

  

项目管理的过程是复杂的，在 Zoho Projects 中可以通过里程碑、任务列表及丰富的甘特图等方式来跟踪项目进程，实时做出调整并记录，让项目管理更顺利。

管理好项目，时间的管理是很重要的，每一家企业也在思考最佳的方案；前一段时间微软日本，实行每周四天工作制，运行一段时间反应员工工作效率提升40%；对于加班日本并不陌生，但不是每一种制度都会适合任何一家企业，通过微软日本的做法，理解其背后的时间管理的理念，是对任何一家企业，任何一个项目团队都能有收获的。

对于企业来说怎样可以更合理的管理时间呢，可以从以下几个角度来思考

在项目处理的过程中，经常会遇到各种各样临时的问题，有效的记录、按流程执行，对快速解决问题是十分必要的。

 Zoho Projects中的问题追踪模块是专为解决项目问题而推出的功能，可有效整理项目成员所遇到问题。通过高效的沟通方式及时找到解决方案。中的问题追踪模块是专为解决项目问题而推出的功能，可有效整理项目成员所遇到问题。通过高效的沟通方式及时找到解决方案。

 解决过程可以分为三个部分：提出问题--添加问题协作者--记录问题到任务

 下面是演示具体操作流程：

新建问题

 进入问题追踪页面，创建一个新问题。输入问题标题和描述，选择指派人，点击添加。

问题详情页面

 在问题追踪主页面，点击想要查看的问题，进入详情页面。可查看关于问题的所有人、执行者、状态、严重程度等信息；也可以对问题添加评论，记录小时数，关联其他问题等操作。

添加关注者

 关注问题或为问题添加关注者。点击关注以跟踪问题或点击取消关注以停止。点击添加关注者可以选择项目用户将其添加到问题中。

设置问题提醒

 高级版和企业版用户可为问题设置提醒，受托人将收到提醒邮件。当提交问题时，点击提醒选项设置提醒。编辑问题时，点击设置提醒可以设置或删除提醒。

将问题与任务相关联

 编辑问题并点击任务页签。在任务页签中，点击关联任务即可。

问题过滤

 在任务面板主页，点击右上角的漏斗图标，进入问题过滤界面。可以准确、快速地查找问题。

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