但风险同样存在，就好比一间用于存放机要材料的房间，大家都能随意进出。如果不对访问权限进行限制，财务数据泄露甚至被改动的风险会很高。然而限制访问，也会导致大家无法紧密合作，并有效的完成任务。

当你只希望他们处理一部分任务时，Zoho Books“用户角色”功能的优势就会体现出来。

为员工设定正确的“访问姿势”

首先将员工角色进行设定，比如管理员、职员、临时人员等等，每个角色都有相对应的特权和访问权限，可用于明确定义职员的角色并将其仅限制在必要的功能上。你完全可以决定由哪些人访问哪些材料。当你不希望将季度财务报告共享给公司内部以外的人员，你可以将他们的角色设定为“临时人员”，以确保他们只能访问限定范围内的材料。

防止数据泄露

你可以让你的销售人员创建和编辑发票，并可以访问应收账款，从而无需担心未知的情况下，这些费用潜藏在你的纳税申报表或损益表中。当你的员工可以访问你的工资单和银行交易记录时，很有可能会导出、暴露或更改一些敏感数据。使用“用户角色”功能，你可以自定义每个员工拥有的权限，甚至可以像查看时间日志的特权一样无害，以确保你的财务数据安全。

灵活的角色=高效的组织

“用户角色”功能的强大之处，在于它在需要时具有延展性的能力。通常情况下，除了某个员工的实际职责外，你还希望一位簿记员准备财务报表并分析季度报告。此角色并不属于狭义的类别。用户角色功能使你可以从头开始创建新角色，以便可以自定义每个权限以满足自己的需要，从而以更精细的方式来进行角色管理。

Zoho Books中的这一必不可少的小功能使你更轻松地控制员工可以访问的内容，并在此过程中完美的保护了数据不被泄露。同样，自定义角色让访问权限得以延展，让角色管理更加锦上添花。

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四、简化业务流程

云端软件的运用，最终目的在于提升效率。财务会计的业务在繁多的状态下，也要时刻保持精细。Zoho Books可以简化许多财务会计业务中的流程，比如启用自动上传功能，在电子邮件中设置自动转发，然后给银行添加对账单，实现自动化电子邮件上传银行对账单。

你也可以手动上传文件，启用自动扫描文件来识别信息和数据，将扫描过的文件转为电子存档。在机构中创建文件夹来管理和组织机构文件，并对不同的用户进行授权以管理他们的访问和编辑权限。

五、集成

在逐渐的积累中，Zoho已经搭建起一套完整的生态，企业的各个业务场景都已经被打通。Zoho Books具有很强的可塑性和集成性，通过这种灵活的机制可以打造出适合企业业务的专属场景。

例如，可以从Zoho CRM导入联系人，从Zoho Sheet中的各个模块中查看数据等等，特别是，Zoho Invoice（发票管理工具）可以将客户无缝迁移到Zoho Books中，避免了重复操作。

从Zoho Books国际版发布至今，已经接近十年时光，Zoho始终都在努力为大家提供最好的产品使用体验。Zoho Books的更多功能，欢迎来探索！立即免费注册体验吧！