怎样安全高效的使用邮件抄送

Thu, 30 Jul 2020 17:09:31 +0800

2020年，电子邮件推出了新规范，多年的发展，随着电子邮件更多的涉及商业、隐私等信息，越来越多的人意识到邮件信息安全尤为重要，邮件抄送，利用 CC 和 BCC 这强大的工具可以满足很多需求，本文将详细讲述该如何高效利用 CC 和 BCC 字段，在 Zoho Mail 这类安全高效的企业邮箱中使用将获得更佳的用户体验。

1，CC vs. BCC

当发送邮件时，我们把收件人地址填写在 "to" 字段后，那 CC 和 BCC 是怎样工作的呢？

CC(Carbon Copy)：在 CC 字段后的联系人，将收到你发送的邮件的副本，并且他们能查看到你发送的收件人 "to" 后的联系人，及其他 CC 字段后的联系人。

BCC(Blind Carbon Copy)：BCC 字段后的联系人也可以收到你发送的邮件的副本，但是他们是不可见的，其他任何人都看不到他们的信息；但他们也无法查看到邮件的回复信息。

2，CC 和 BCC 的最佳实践

了解了它们能做什么事情后，一起来看如何有效的使用它们。

-让 CC 收信人更容易理解信件内容

为了让收信人更容易理解信件内容，我们可以附加一些说明信息，但如果内容涉及安全问题，那更好的选择是通过消息流或者分享邮件对话给同事，从而帮助同事更轻松的理解邮件内容。

-扩展对话

使用 CC 字段可以扩展对话，将信息传达给其他有帮助的同事；但如果自己不是邮件的原创者，不要轻易扩展对话内容，会造成混乱的内容管理局面。

-慎用 BCC

当你想保护收信人的身份隐私安全的时候，BCC 是不错的选择；但不同的国家和地区对 BCC 的使用有不同的规定；不要在无许可的情况下通过 BCC 分享内容，构成暴露收信人隐私的行为，违反法律法规。

3，内容为王
最根本性的一个原则就是：用心创作良好的邮件内容，是团队沟通的基石。

在 Zoho Mail 中还有更多的精彩内容可以帮助团队保持有效的沟通，欢迎使用，并关注我们的更新。

邮件通讯一定要了解的基本礼节

Fri, 10 Jul 2020 13:27:43 +0800

邮箱通讯是工作，商业活动等场景的重要通讯方式，在企业邮箱中通讯，但不同于博客文章或者微信即时通讯等，邮件有自己的礼仪规范，无论是面对个人还是公司，都要遵守基本的礼节，不然很容易不经意间冒犯他人，产生不良的影响。

1，明确的邮件主题

邮件的主题会直接影响接收人对待的态度；

一个合适的邮件主题，要保持简洁、概括性强、涵盖具体内容等，比如“会议更改到7月2号星期四”，就要好过“会议事件更改通知”。

2，使用定制的邮箱地址

不想让自己的邮件被别人误删，个性化的邮箱地址就非常必要的了。

尤其是企业邮箱，一个可以彰显公司品牌的地址名称，会更有辨识度，方便商业活动。

3，慎用群回复邮件

大家对群发的内容，尤其是回复，兴趣会很低。

而且没有经过挑选的群回复，也会打扰到其他人，除非在必要的通知中，尽量要慎用群回复邮件。

4，专业的邮件签名

专业的邮件签名可以在商业竞争中更容易脱颖而出，相当于通讯的同时展示名片，强化公司和个人的形象。

可以进行适当的美化工作，但是基础的风格要和邮件一致，不然反而画蛇添足。

5，专业的格式

在邮件通讯中，也有固定的礼仪，而这种礼仪是通过格式显示出来的。

所以要在邮件中使用良好的格式，并且注意选择礼貌用语和问候语。

6，标点符号

邮件中的标点使用不完全等同于文档，比如在使用感叹号就要慎重。

平时使用感叹号可能会表达激情，但在邮件中会显得不专业，过于夸张。

7，幽默

无法感受神情，没有声音音调，任何幽默的东西可能都会变味，所以一个专业的邮件，是不需要考虑幽默的问题的，最好是以严肃的态度传达消息，反而更容易赢得好感。

而幽默的方式风险很大，搞不好还会导致误会，得不偿失。

尤其是企业邮箱的使用中，更要注重邮件通讯礼仪，会让商业活动更顺利，给客户留下积极的印象。

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