如今，大多数人力资源专业人员都使用HRIS来简化其工作流程并改善人员管理。与传统的电子表格不同， HRIS终止了人工HR管理并避免了不必要的错误和混乱。除此之外，HRIS对于数据处理会更加友好，当人力资源部门有了数据支撑，也能更好的解决关于员工流失、多代际员工管理、绩效管理等问题。

当然，并不是所有的企业都需要实施一套HRIS，但是，作为企业管理者，你必须明白在人员管理过程中会遇到哪些挑战，以及何时去实施HRIS、如何选择HRIS。

1.员工规模扩大时，电子表格无法满足大量手动、复杂的管理工作，为了避免更多错误产生，过时的系统引起的数据错误可能导致合规性问题和员工不满，这时候就需要有HRIS来协助：你可以轻松有效地以有组织的方式存储与多个HR功能有关的数据，从收集人员数据再到录入系统，整个过程都会非常简单迅速。

2.不同的流程中使用不同的系统，比如用多种系统来进行诸如招聘、绩效管理、考勤管理等HR功能，各项工作模块之间数据流通困难，会大大降低效率。统一的人力资源管理平台可以解决这个问题，当所有数据都放在一个系统中时，你还可以更好地了解员工的性质和行为。

1.了解组织

在寻找HRIS供应商之前，必须了解组织的人力资源需求和长期计划。这个过程中不仅仅要询问人力资源部门的想法，也需要征求员工的意见，以了解当前所面临的问题，以及 如何解决它们并让公司得到成长。比如考虑组织的招聘模式，并评估当前的公司文化，以确保HRIS合适。

2.做广泛的研究

这是选择HRIS时最重要的步骤之一。市场上有多家HRIS供应商，列出那些提供符合公司需求和目标的产品的知名HRIS供应商，并花点时间收集有关每个供应商的详细信息。当选择供应商并评估这些功能是否可以帮助公司克服现有的人力资源挑战时，一定要制订合理的预算，确保所选的选项在分配的预算之内。

3.做出正确的选择

与团队讨论并通过比较HRIS功能与预算和您的组织需求来得出结论，确保员工对HRIS有清晰的认知，一旦准备就绪，即可开始实施。随后，也需要花一定的时间去培训员工，让管理者和使用者都能顺畅的使用HRIS系统。例如，你可以和HR讨论，如何使用HRIS来让考勤管理更加科学高效，如何快速的查看员工绩效报表等等。

4.再次评估

实施结束后，鼓励员工使用所有功能。一段时间后，需要进行简短调查，确认员工是否认为该系统有用，同时也需要再次与实施团队进行讨论，以了解HRIS是否帮助他们克服了所讨论的人力资源挑战。

最后，在选择HRIS时，必须确保它与组织的人力资源需求一致。如果实施的HRIS不适合员工和组织，只会造成适得其反的效果。欢迎试用Zoho People人力资源信息管理系统，可以根据组织的需要对其进行自定义，并且可以创建工作流以简化常规的HR任务。

通常我们会认为，公司人力资源部门的职责仅仅在于人员管理、招聘、薪酬、福利等等。实际上，公司的人力资源部门还具有将公司人员的才能转化为财务绩效和市场价值的潜能，也就是说，人力资源部门是可以帮助公司实现业务增值的。

2.个性化绩效管理

 还记得那些和经理一起进行年度绩效审查的时候吗？如果不是这样，可能是因为员工现在更喜欢管理层的不断反馈。如今的员工更加以目标为导向，并希望跟踪自己的成长。举行定期的一对一会议将营造一个健康的工作环境，还将提供有关该员工的潜在和长期目标的更多见解。个性化的绩效反馈是改善组织中员工体验的另一种方法。

3.吸引每一个员工

 员工敬业度一直都是一项至关重要的指标，现在如此，未来也如此。公司正变得越来越以员工为中心，去探索吸引和留住人才的新方法是躲不开的。世界各地都存在人才短缺和技能缺口。同时，远程工作也会成为一种趋势，如何在工作中打破空间的限制，也是需要我们去思考的问题。

4.提升技能

 改善或学习新技能已成为员工在寻找工作时要考虑的重要因素。如前所述，员工需要在组织中看到自己的未来。他们需要得到指导，教导或获得资源来提高自己的技能。在职培训一直是受到员工关注的关键词，甚至新员工也需要机会学习并为自己在组织中的更好角色做好准备。那么，企业也需要做好准备，借助学习管理系统，将虚拟学习、线上培训、游戏化作为其员工福利的一部分。

5.高级分析

 世界取决于数据。2020年将见证更好的数据分析的兴起，这种数据分析可提供有关业务和劳动力管理的清晰见解。通过Analytics（分析），你可以跟踪绩效，旷工和工作模式。不仅要使用这些数据来检查您的团队的生产率或完成率，还要了解可以进行哪些更改以使他们表现更好。先进的数据分析将帮助您增加保留率，优化人力资源流程并制定明智的业务决策。从劳动力到全球市场，数据使用量将激增，这将影响营业额和人才发展。

6.透明度

 先进的管理方法、有意义的工作经验、开放透明的交流空间，比起单纯的高工资而言，这些因素更加能对员工起到吸引和稳固的作用。员工希望高层管理人员能够表现出专业精神，并为他们提供建议和意见的场所。

7.劳动力多元化

 一个企业中的员工不仅仅是分工不同，他们的年龄、经验也不会相同，甚至国籍也会有不同。你需要使工作场所成为具有各种背景和才华的人们的包容性空间。千禧一代占了当今工作场所的大部分，而且他们绝对比前几代人更精通技术。他们通常对业务问题有不同的看法，应该给它们进行试验的空间。人力资源部应了解这种劳动力趋势的重要性，并满足所有员工的需求。

作为公司管理人员，或者公司HR，在进行人事管理的时候，很难避免会收到一些吐槽，例如员工吐槽团队之间缺乏沟通，部门与部门之间沟通不畅、信息不对等，人与人之间的沟通也同样出现问题。信息不对称让很多时间成本都损耗在了沟通环节。那么该如何解决呢？可以考虑Zoho People人力资源管理软件，一个能让员工内部无缝沟通的人事管理平台。

我们一起看看，Zoho People是如何实现的。

一、员工自助服务：交流的最佳媒介

Zoho People中的自助服务门户是HRMS系统中员工与人力资源沟通中最重要的组成部分。管理员可以通过设置对员工的访问权限进行划定，因此人力资源部门可以通过发布公告或发出提醒或快速链接来定期向员工提供相关信息。这样，每个人都能近期知道发生了什么事、需要作出哪些准备。

二、仪表盘：信息触手可及

仪表盘将许多功能模块和信息从杂乱无序的状态，变为统一的界面，其中的重要数据和信息可以供您随时进行访问。高层管理人员可以访问最新信息和报告，因此，无论是高管，还是HR，都可以在同一页面对数据进行监控和管理，这样的好处就在于，当有任何类似于会议、流程需要安排进行的时候，省去了中间相互告知传达的时间，也就大大的提高了工作效率。

三、通知和提醒：让信息保持最新

 什么是最好的通知和提醒方式？最好的通知方式是那些可以立即为您提供适当说明或通知的电子邮件，因此您不必花费额外的时间检查日历或在手机上设置提醒。Zoho People允许您设置自动电子邮件以发送给员工，以提醒他们完成任务或时间表，或者作为经理批准请求时的通知。

四、绩效和评估：来自身边的个性化反馈

 我们对员工进行绩效管理和评估的时候，往往都是自上而下的，而忽略了员工与员工之间的平行关系，只有管理层进行绩效评估的日子已经一去不复返了。通过要求组织中的每个人都向同级提供反馈，评估变得更具包容性。为了与新的评估方式保持一致，Zoho People的绩效评估模块可让同伴通过对他们在项目或任务上的经验反馈来相互评价。

 Zoho People使用社交媒体风格的UI，以feed形式记录所有评论，从而鼓励员工在同行评审中更加自然随意。当员工看到同事的正面评价时，他们可以对他们工作所带来的价值和所做的贡献有更全面的了解。

沟通顺畅是健康工作环境的关键，通过部署强大而高效的管理系统，来建立更加良好的雇主与雇员的关系，就选择Zoho People吧！

转眼间，疫情从发生到现在已经三月有余。伴随着疫情在全球的不断蔓延，各国在面临病毒威胁和医疗负担的同时，经济也遭受着重创。在这种情况下，保护员工健康和保持业务发展至关重要。要想维持企业运转，并且避免将员工暴露在风险中，远程办公似乎成了最佳的选择。

作为领先的SaaS服务供应商，ZOHO不仅明白这个道理，还利用了企业资源，为自己和其他企业提供了“保护伞”。

作为ZOHO中国区的首席运营官，夏海峰目前的工作重心依旧放在公司的整体运营上，每天带着团队一起做营销、做产品。在此次疫情中，ZOHO是全世界范围内率先对员工实施在家办公政策的公司，之所以能够采取如此迅速的行动，是因为ZOHO拥有足以支持员工在家办公的工具。

ZOHO本身的业务就是为客户提供“云端”的软件，因此，ZOHO在本地没有服务器，所有办公的工具、信息、数据等等全部都在云端，无论是在家还是在路上，都可以通过浏览器或手机进行访问。

虽然看上去这次疫情并没有对ZOHO的业务造成太大的影响。可夏海峰却没有因此而放松警惕。按照北京市相关政策的要求，疫情期间，企业员工到岗率不超过50%。因此，如何保证员工在家办公依旧高效是公司需要考虑的问题。

夏海峰知道，在这个时间段，让员工的工作状态保持和在公司一个水准是不现实的。毕竟在家办公的环境和条件和办公室有一定差距，而且疫情对于其他企业正常经营的影响也会或多或少的波及到ZOHO，类似于会议、拜访客户等这些需要进行面对面沟通的工作也都受到了阻碍。

可是，公司毕竟要盈利，要支付员工报酬。在已经被疫情影响和限制的当下，夏海峰需要做的是尽可能的保障公司正常运转，产品有销量、企业有营收，以及让企业的整体协同不受影响。

正如一枚硬币有正反两面，此次疫情的来袭，对于很多企业而言，也是一把双刃剑，在斩断许多企业盈利来源的同时，也为企业转型和新商机的产生开辟了道路。企业的转型离不开数字化工具的支持，夏海峰注意到，ZOHO这段时间的协同办公、网络会议、远程控制等产品的用户确实增加了很多。

在确保自身运营不受影响的同时，夏海峰和他的团队从ZOHO旗下众多产品中选择了11款适合远程办公的产品进行了组合，在几天之内快速打造了一个名为ZOHO Remotely的套件，为企业实现高效的远程办公提供支持。

ZOHO Remotely于3月11日正式发布，并且在2020年7月1日前，免费提供给全球的用户使用。到目前为止，来自世界各地的9,000多个团队已经签署了这项服务。据调查显示，自产品发布以来，平均每个团队都会使用所提供的11款产品中的6种，其中，Cliq，Sprints，WorkDrive和Projects等通信和项目管理应用程序已得到广泛使用。

由于已经有了远程办公的相关经验，作为一家全球化的在线办公软件服务供应商，ZOHO还组织了相关的网络课程，向企业分享自己的经验，教授其他企业员工如何使用这些软件套件，让企业能够尽量减少疫情对他们的影响。

在夏海峰看来，这次疫情虽然让很多企业陷入危机，但也是一个推动企业变革的机会。在疫情发生之前，很多企业无论是从企业管理还是从员工工作而言，自我管理的意识和能力多多少少都有所欠缺。

“这个问题和企业管理者密切相关，过去的企业更多习惯于自上而下的管理方式，管理者指派给员工一件工作，再由员工去执行。”

如今面对疫情，夏海峰认为，企业应该培养员工自下而上的自我管理能力，也就是所谓的“自治”。“员工自治能够让员工在面临像这次疫情这种特殊情况的时候，依旧能够保质保量的完成自己的工作，而不是由企业来考虑所有方面的问题。”

夏海峰之所有有这样的想法，是因为ZOHO本身就是一家自治能力比较高的企业。ZOHO中国从管理层到员工都是中国人，这也显示了ZOHO高度自治的工作氛围，“我们更了解中国的市场和客户，只有给我们这样的自治权和能力，我们才更有可能将中国市场发展的更好。”在谈到这样的企业人员架构时，夏海峰说道。

在ZOHO中国，每一位员工都清楚地知道自己应该负责哪些工作。每一位员工都是他们工作的直接负责人（DRI），公司中的每一项工作都有指定的DRI直接负责，无论是协调内部还是外部的资源，自己的业务和工作一定要自己去完成。

拿ZOHO的工程师来说，在给客户进行系统实施的过程中，不仅仅提供产品，还提供实施服务。做过软件的人都知道，每一家企业都是个性化的，即使是同一个行业，不同公司因为管理方式和业务流程的不同，对于云服务的需求也不一样。有时客户的需求会很苛刻，这些需求还会变化，有的企业会要求供应商将产品进行升级改造，有的要求改动代码级，还有的要求在产品原基础上增加功能。

一般来说，其他的企业在面对这样的问题时，会由与客户沟通的员工把这些问题反馈给研发人员，再由研发人员根据客户的需求做出调整，这样下来，服务周期会变得很长，而且项目也不一定非常顺利。而在ZOHO，所有的决策都由工程师一力完成，工程师们通过沟通了解客户的需求后，会用一种比较简洁的方式或替代方案，在尽量不麻烦研发团队的情况下，有针对性的满足不同客户的系统需求。而作为工程师强有力的后盾，ZOHO的研发团队在进行产品研发时，也会考虑系统的灵活性。

虽然ZOHO的产品触及的领域非常多，但从ZOHO内部的统计数据来看，中国企业对于云服务业务的需求主要集中在CRM（客户关系管理）、协同办公和HR管理方面。因此，在为客户提供定制化服务之前，ZOHO会询问客户最想解决的问题有哪些。“就像我们买车是为了解决出行不方便的问题一样，企业也存在很多急需解决的问题。向客户确认他们的问题所在，就是我们提供个性化服务的第一步。”

无论在全球还是在中国，ZOHO遵循的企业文化都是自由和责任，这是ZOHO全球CEO Sridhar Vembu制定的。秉承这样的企业文化，ZOHO会给员工充分的发挥空间和足够的试错机会。这也是吸引夏海峰从2007年起就一直留在ZOHO的原因之一，“在我工作的13年间，我接触了不少企业，但ZOHO依旧是我见过规定最少的一家公司，没有那么多条条框框。”在ZOHO，每一位员工都有机会在自己的工作领域内勇敢地去尝试，并通过协调内外部的资源来实现目标。

正因如此，夏海峰笑称：“在ZOHO做员工既容易也不容易，不是领导告诉你应该做什么，而是你要自己清楚你要做什么。”当员工开展一个项目时，选题是什么？如何实施？这些都需要员工自己去想，而不是由公司分配任务，员工只要做完交差就可以了。即使员工遇到解决不了的问题，领导者也是以辅助的角色对员工提供帮助。

虽然ZOHO崇尚自由的文化，但夏海峰观察到，中国员工固有的内敛属性，还是导致ZOHO中国主动性强的员工占少数。为了提升员工的主动性，以夏海峰为首的管理者会通过耳濡目染的方式，鼓励并引导员工主动提出自己的意见，并在工作中快速执行。“这样会让员工更有成就感，他们会觉得这份工作是由自己掌控的。”

除了平时的工作以外，作为“吃技术饭”的企业，ZOHO在研发方面，也给予了员工极大的自由度。“我们一直说越简单越高效，技术的变化很快，如果规定太多、流程繁琐，员工可能就无法在短时间内大展拳脚。因此，即使公司内部的两个团队在研发产品时存在功能重叠的问题，我们也会让他们去尽情发展。因为他们的研发过程有不同的创新内容，这些都值得后续借鉴。”

虽然ZOHO的“规矩”少，但是对于人才的要求却很明确。无论是过去还是现在，ZOHO的人才选拔在最后一轮面试中，都会经过夏海峰把关。“我非常看重候选人的激情，虽然在很多人的刻板印象中，技术人员很难表现出自己的激情，但是在聊天的过程中，我们可以从他的面部表情、动作、谈吐等了解到，即使是稍微弱一点的激情。”在夏海峰看来，一个死气沉沉的人，不管他是什么学历，从什么名牌大学毕业的，没有激情也就没有了工作的动力。

在人才培养方面，ZOHO中国为员工提供的培训课程并不是集中式的培训，而是“边干边学”，在工作中获得培训的知识。也许员工第一天上班的工作任务也是培训内容，在工作中所犯的错误，以及犯错后获得的更正和指导都是培训内容。“只有员工犯过错误，才会在后期的工作中做的更好。因此，我们更加注重在工作实践中培养人才。培训只是工作的一部分。”夏海峰说道。

成立至今，ZOHO的发展已经走过了23个年头。如今，ZOHO已是一家实至名归的SaaS巨头，可它依旧不融资、不上市、很少做广告，只将自己研发的产品推向市场。虽然在外界看来，这样的发展模式似乎有些追不上“潮流”，可是在夏海峰眼中，这却是一条在再正常不过的发展之路。“其实ZOHO采用的是最传统的商业模式，只是在现在的大环境里，特别是云计算领域，依靠融资和营销来驱动发展变成了常态，我们这种通过自食其力的方式不断发展的模式反而显得独特了。”

尽管如今的市场大环境瞬息万变，但纵观ZOHO一路以来的发展历程，夏海峰明白，ZOHO的企业文化就是它的核心竞争力，也是支撑ZOHO持续自我造血发展的驱动力，“这种自由和责任的态度，更像一家非常和谐和睦的家族企业，而不是一家商业化的机构。我们始终把人性放在第一位，而不是商业。”

在这样的企业文化推动下，十几年来，ZOHO不管是在全球还是在中国，它的发展速度一直非常稳健，且每年保持百分之三十到五十的增长。近三年来，伴随着整个中国的环境市场日渐成熟，ZOHO中国的增长也加快了脚步。可即便是这样，ZOHO中国也一直遵守着企业的一条明文规定：营销投入不能超过每年营收的20%。

自2007年ZOHO进入中国至今，ZOHO是中国第一波SaaS浪潮的重要玩家之一，和营销相比，ZOHO更加重视产品研发和客户服务，这是ZOHO得以稳健发展的两大法宝。而在夏海峰心中，让产品满足客户越来越多、越来越复杂的需求，而且在服务方面可以给每个客户提供更加个性化的服务，也是ZOHO未来的着重发力点。

“其实现在很多的服务机构为客户提供的都是标准化的服务，包括人保、车险等，而ZOHO要做的是有针对性的个性化服务，只有这样，我们用户的满意度才会越来越高。”事实上，这也是ZOHO的最终目标，让客户的口碑帮助ZOHO节省大量的营销成本。“与其花大价钱做营销，倒不如把这些费用放在客户身上，让他们体验到更好的服务，甚至给客户返利。这样一来，每一位客户都会成为ZOHO的宣传大使。这些年来，我们的很多客户也都来源于原有客户的推荐。”夏海峰笑着说道。

近年来，随着中国成为全球第二大经济体，ZOHO中国在ZOHO全球的战略地位越来越高，在过去几年里，夏海峰带领着他的团队先后进行了ZOHO的上海数据中心和北京数据中心等基础设施的建设，未来，ZOHO会在中国建立一个研发基地，专门研发适合于中国本土企业的系统和产品，并且在服务方面，加大为客户提供个性化服务的力度。

（文章节选自微信公众号：人力资本管理，作者：李硕）

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